อีเมลยังคงเป็นช่องทางการสื่อสารหลักในระดับมืออาชีพเราใช้โทรศัพท์เพื่อติดต่อสื่อสารกับลูกค้า ประสานงานกับเพื่อนร่วมงาน และซัพพลายเออร์ เราเช็คโทรศัพท์อยู่ตลอดเวลา แต่ก็มีบางครั้งที่เราไม่สามารถตอบกลับได้ เช่น วันหยุดพักผ่อน ลาป่วย เดินทาง อบรม หรือแม้แต่วันที่เราต้องการตัดขาดจากโลกภายนอกโดยสิ้นเชิง
ในสถานการณ์เหล่านี้ การตอบกลับอัตโนมัติในสมาร์ทโฟนของคุณคือตัวช่วยที่ดีที่สุดระบบนี้ช่วยให้คุณแจ้งเตือนผู้ที่ส่งอีเมลมาหาคุณได้ทันทีว่าคุณไม่ว่าง แจ้งระยะเวลาที่ไม่ว่าง และหากจำเป็น สามารถติดต่อใครได้บ้างในระหว่างนั้น เมื่อตั้งค่าอย่างถูกต้อง ระบบนี้จะช่วยป้องกันความเข้าใจผิด แสดงถึงความเป็นมืออาชีพ และขจัดความกังวลว่า "ฉันได้แจ้งทุกคนแล้วหรือยังว่าฉันไม่ว่าง?"
การตอบกลับอัตโนมัติคืออะไร และทำงานอย่างไรในอีเมลของคุณ?
ข้อความตอบกลับอัตโนมัติคือข้อความที่บริการอีเมลของคุณส่งให้คุณ เมื่อมีคนส่งข้อความมาหาคุณในขณะที่คุณเปิดสถานะไม่อยู่ มันก็จะเป็นสถานการณ์ทั่วไปอย่าง "ฉันไม่อยู่ที่ทำงานจนถึงวันเท่านั้นเท่านี้" แต่ปัจจุบันนี้มันทำได้มากกว่านั้น: คุณสามารถปรับแต่งวันที่ ผู้รับ ข้อความที่แตกต่างกันสำหรับในและนอกเวลาทำงานได้ และแม้กระทั่ง จองปฏิทินของคุณ.
ในบริการส่วนใหญ่ (เช่น Gmail หรือ Outlook) การตอบกลับอัตโนมัติจะถูกควบคุมจากเซิร์ฟเวอร์เองไม่ใช่จากโทรศัพท์มือถือของคุณ หมายความว่า เมื่อเปิดใช้งานแล้ว แอปเหล่านี้จะทำงานได้แม้ว่าสมาร์ทโฟนของคุณจะปิดอยู่ ไม่มีสัญญาณ หรือไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ตราบใดที่... บัญชีของคุณยังคงใช้งานได้บนเซิร์ฟเวอร์.
หลักการทำงานพื้นฐานมักจะคล้ายคลึงกันในทุกแพลตฟอร์มคุณกำหนดวันที่เริ่มต้น วันที่สิ้นสุด (ไม่จำเป็น) ระบุหัวเรื่องและเนื้อหาของข้อความ และตัดสินใจว่าจะส่งถึงใคร จากนั้น ทุกครั้งที่มีอีเมลเข้ามาในช่วงเวลานั้น ระบบจะตัดสินใจว่าจะส่งอีเมลตอบกลับหรือไม่ โดยปฏิบัติตามกฎภายในของระบบ
รายละเอียดสำคัญอย่างหนึ่งคือ เพื่อไม่ให้เกิดความรำคาญ ผู้ส่งจะไม่ได้รับข้อความตอบกลับอัตโนมัติของคุณในอีเมลทุกฉบับที่ส่งถึงคุณโดยทั่วไปแล้ว เมื่อมีคนเขียนถึงคุณเป็นครั้งแรกภายในช่วงวันที่ที่กำหนด ระบบจะส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติ หากพวกเขาเขียนมาอีกครั้งในเวลาไม่นาน ระบบจะไม่ส่งข้อความตอบกลับซ้ำอีก
อย่างไรก็ตาม อาจมีบางสถานการณ์ที่บุคคลนั้นอาจได้รับการแจ้งเตือนจากคุณมากกว่าหนึ่งครั้งตัวอย่างเช่น หากมีคนส่งอีเมลถึงคุณ แล้วประมาณสี่วันต่อมาก็ส่งอีเมลมาอีกครั้งในขณะที่การตอบกลับอัตโนมัติของคุณยังคงทำงานอยู่ แพลตฟอร์มอาจตอบกลับอีกครั้ง เช่นเดียวกับหากคุณแก้ไขเนื้อหาของข้อความอัตโนมัติ อีเมลใดๆ ที่เข้ามาหลังจากมีการเปลี่ยนแปลงอาจได้รับการแจ้งเตือนอีกครั้ง โดยมีข้อความที่อัปเดตแล้ว
เมื่อคุณต้องการเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติบนสมาร์ทโฟนของคุณ
คุณไม่จำเป็นต้องไปพักผ่อนที่ชายหาดเป็นเดือนๆ เพื่อให้เกิดการตอบสนองอัตโนมัติการลาหยุดงานใดๆ ที่คุณจะไม่ตอบกลับอย่างรวดเร็วถือเป็นเหตุผลที่ดี เช่น วันหยุดยาว การฝึกอบรมเข้มข้น การเดินทางไปทำธุรกิจ หรือช่วงเวลาที่ยุ่งยากซึ่งคุณจะสามารถจัดการได้เฉพาะเรื่องเร่งด่วนเท่านั้น
ในแวดวงการทำงาน การใช้ฟังก์ชันนี้แทบจะเป็นสิ่งที่จำเป็นเมื่อคุณลาพักร้อนหรือลาป่วยด้วยวิธีนี้ ผู้ที่ติดต่อคุณจะทราบว่าไม่ใช่ความผิดพลาด แต่เป็นเพราะคุณไม่ว่าง นอกจากนี้ คุณยังสามารถระบุบุคคลอื่นที่สามารถติดต่อแทนได้ เพื่อให้บุคคลนั้นสามารถจัดการข้อสอบถามต่างๆ ต่อไปได้ในขณะที่คุณไม่อยู่
นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับบัญชีบริการลูกค้าหรือกล่องจดหมายทั่วไปอีกด้วย (เช่น info@mydomain.com) เมื่อไม่มีใครว่างตอบกลับตามปกติ ข้อความอัตโนมัติที่เขียนอย่างดีจะช่วยลดความหงุดหงิดของผู้ใช้และระบุช่วงเวลาโดยประมาณในการรับคำตอบได้อย่างชัดเจน
หากคุณใช้โทรศัพท์มือถือเป็นเครื่องมือทำงานหลัก ฟีเจอร์ตอบกลับอัตโนมัติจะช่วยให้คุณกำหนดขอบเขตการทำงานได้. ตัวอย่างเช่นคุณสามารถทำได้ เปิดใช้งานนอกเวลาทำงานของคุณ เพื่อแจ้งให้ผู้อื่นทราบว่าคุณอ่านอีเมลเฉพาะวันจันทร์ถึงวันศุกร์ หรือไม่ตอบคำขอในวันสุดสัปดาห์ ซึ่งเป็นสิ่งที่พบเห็นได้บ่อยขึ้นเรื่อยๆ เพื่อรักษาระยะห่างจากโลกดิจิทัล
ในแง่ส่วนตัวแล้ว การตั้งค่านี้เมื่อคุณเปลี่ยนที่อยู่อีเมลก็ไม่ใช่ความคิดที่ไม่ดีนัก หรือเมื่อคุณจะหยุดใช้บัญชีอีเมลนั้น ๆ วิธีนี้จะทำให้ผู้ที่ยังคงส่งอีเมลไปยังที่อยู่นั้นได้รับการแจ้งเตือนพร้อมที่อยู่อีเมลใหม่ของคุณ หรือข้อมูลที่จำเป็นในการติดต่อคุณผ่านช่องทางอื่น ๆ
ระบบตอบกลับอัตโนมัติใน Gmail ทำงานอย่างไรกันแน่?
Gmail เป็นหนึ่งในบริการที่มีผู้ใช้งานมากที่สุดในโลก และระบบตอบกลับอัตโนมัติของ Google ก็ทำงานได้อย่างราบรื่นมาก เมื่อคุณเปิดใช้งานข้อความแจ้งลาพักร้อนในบัญชีของคุณ Google จะกำหนดเวลาส่งข้อความนั้นโดยระบุวันที่และผู้รับอย่างค่อนข้างเฉพาะเจาะจง
ฟีเจอร์ตอบกลับอัตโนมัติของ Gmail จะเริ่มทำงานเวลา 00:00 น. ของวันเริ่มต้น โปรแกรมนี้จะทำงานตามที่คุณตั้งค่าไว้และหยุดทำงานเวลา 23:59 น. ในวันสุดท้าย เว้นแต่คุณจะปิดใช้งานด้วยตนเองก่อนหน้านั้น กล่าวคือ โปรแกรมนี้ทำงานได้อย่างแม่นยำตลอดทั้งวัน ไม่ใช่ตารางเวลาโดยประมาณ แต่เป็นช่วงเวลาที่กำหนดไว้บนเซิร์ฟเวอร์
โดยปกติแล้ว Gmail จะส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติเฉพาะครั้งแรกที่มีคนส่งข้อความมาหาคุณเท่านั้น ในช่วงเวลานั้น หากบุคคลเดิมส่งอีเมลมาหาคุณอีกครั้งอย่างรวดเร็ว พวกเขาจะไม่ถูกรบกวนด้วยข้อความเดิมซ้ำๆ ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้กล่องจดหมายของพวกเขารก และทำให้คุณดูเหมือนหุ่นยนต์ที่ตื้อมากเกินไป
อย่างไรก็ตาม หากเวลาผ่านไปประมาณสี่วันนับตั้งแต่ครั้งสุดท้ายที่ผู้ส่งรายนั้นได้รับข้อความตอบกลับอัตโนมัติ และหากการตอบกลับอัตโนมัติยังคงเปิดใช้งานอยู่ Gmail อาจส่งข้อความนั้นอีกครั้ง นี่เป็นวิธีการของ Gmail ในการรักษาสมดุลระหว่างการไม่รุกล้ำมากเกินไปกับการเตือนคุณเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณหากการสนทนายืดเยื้อ
อีกประเด็นสำคัญที่ควรพิจารณาคือสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อคุณแก้ไขข้อความตอบกลับอัตโนมัติของคุณหากมีคนได้รับข้อความตอบกลับอัตโนมัติครั้งแรกของคุณ และหลังจากนั้นหลายวัน คุณได้แก้ไขเนื้อหา (เช่น เพิ่มข้อมูลหรือเปลี่ยนวันกลับ) และบุคคลนั้นส่งข้อความหาคุณอีกครั้ง พวกเขาจะได้รับข้อความแจ้งเตือนที่อัปเดตแล้ว ไม่ใช่ข้อความเดิม
เคล็ดลับสำคัญในการใช้การตอบกลับอัตโนมัติของ Gmail
Gmail มีพฤติกรรมและคำแนะนำบางอย่างที่ควรทราบ เพื่อป้องกันไม่ให้การตอบกลับอัตโนมัติของคุณก่อให้เกิดผลข้างเคียงที่ไม่พึงประสงค์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอีเมลสนทนายาวๆ หรือรายชื่อผู้รับจดหมายจำนวนมาก
หากคุณต้องการป้องกันไม่ให้ข้อความอัตโนมัติของคุณปะปนกับข้อความที่มีอยู่แล้วกลยุทธ์ง่ายๆ อย่างหนึ่งคือ การเพิ่มหัวข้อเฉพาะลงในอีเมลตอบกลับอัตโนมัติของคุณ เมื่อตอบกลับใครบางคนขณะที่คุณไม่อยู่ การเปลี่ยนหัวข้ออีเมลจะทำให้ Gmail ส่งอีเมลตอบกลับในอีเมลใหม่ แยกต่างหากจากหัวข้อสนทนาเดิม ซึ่งจะช่วยให้เข้าใจบริบทได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
อีเมลบางฉบับจะไม่ได้รับการตอบกลับอัตโนมัติจากคุณประการแรก สิ่งใดก็ตามที่ลงไปอยู่ในโฟลเดอร์สแปมจะถูกยกเว้น: Gmail ไม่เสียทรัพยากรไปกับการตอบอีเมลที่น่าสงสัยหรืออีเมลจำนวนมาก นอกจากนี้ยังไม่ส่งอีเมลตอบกลับไปยังรายชื่อผู้รับจดหมายหรือกลุ่มที่คุณสมัครรับข้อมูลไว้ ซึ่งจะช่วยป้องกันการวนลูปการตอบกลับอัตโนมัติที่ไม่สิ้นสุดระหว่างหลายระบบ
ในหลายๆ บริษัท การเปิดใช้งานตัวเลือกในการส่งการตอบกลับเฉพาะไปยังผู้ติดต่อถือเป็นความคิดที่ดีด้วยวิธีนี้ ข้อความตอบกลับอัตโนมัติจะจำกัดเฉพาะผู้ที่อยู่ในรายชื่อผู้ติดต่อของ Google ของคุณเท่านั้น ไม่ใช่ผู้ที่ส่งข้อความมาหาคุณจากที่ไม่รู้จัก นี่เป็นการเพิ่มระดับความเป็นส่วนตัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากข้อความนั้นมีข้อมูลภายใน หมายเลขโทรศัพท์โดยตรง หรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอื่นๆ
โปรดจำไว้ว่าคุณสามารถเลือกได้ว่าจะใส่ลายเซ็นของคุณลงในข้อความตอบกลับอัตโนมัติหรือไม่หากคุณใช้ลายเซ็นที่ยาวมากซึ่งมีแบนเนอร์ โลโก้ และข้อความทางกฎหมาย คุณอาจต้องการย่อให้สั้นลงสำหรับข้อความเหล่านี้ โดยคงไว้เฉพาะข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น ได้แก่ ชื่อ ตำแหน่ง บริษัท และหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อสำรอง
ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติของ Gmail จากเบราว์เซอร์ของคุณ
วิธีที่ครบถ้วนและสะดวกที่สุดในการตั้งค่าข้อความแจ้งวันหยุดของคุณใน Gmail คือการใช้เบราว์เซอร์ของคุณไม่ว่าจะเป็นบนคอมพิวเตอร์หรือเบราว์เซอร์บนมือถือ คุณก็สามารถเข้าถึงตัวเลือกบัญชีขั้นสูงทั้งหมดได้ที่นั่น
ขั้นแรก เข้าสู่ระบบบัญชี Gmail ของคุณตามปกติเมื่อคุณอยู่ในกล่องจดหมายเข้าของคุณแล้ว—ซึ่งคุณจะเห็นส่วนต่างๆ เช่น ได้รับ ส่ง สแปม และส่วนอื่นๆ—ให้มองหาไอคอนรูปเฟืองที่มุมบนขวา ซึ่งเป็นปุ่มสำหรับเข้าถึงเมนูการตั้งค่า
คลิกที่ไอคอนการตั้งค่า แล้วเลือกตัวเลือก "ดูการตั้งค่าทั้งหมด"เมื่อคลิกแล้ว คุณจะถูกนำไปยังหน้าจอที่มีแท็บหลายแท็บ ได้แก่ ทั่วไป, ป้ายกำกับ, กล่องจดหมายเข้า, บัญชีและการนำเข้า… แท็บที่คุณสนใจสำหรับการตอบกลับอัตโนมัติคือแท็บทั่วไป
ในส่วน "ทั่วไป" ให้เลื่อนลงมาจนกว่าจะพบหัวข้อ "การตอบกลับอัตโนมัติ"โดยปกติแล้วจะอยู่ด้านล่างสุดของหน้า ดังนั้นคุณจะต้องเลื่อนลงมาพอสมควร เมื่อคุณเห็นแล้ว ให้เลือกตัวเลือก "เปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ" เพื่อกรอกข้อมูลในช่องต่างๆ
Gmail จะขอให้คุณระบุวันที่เริ่มต้น และหากต้องการ คุณสามารถระบุวันที่สิ้นสุดได้ด้วยหากคุณไม่ทราบวันที่กลับมาใช้งานที่แน่นอน คุณสามารถเว้นช่องสุดท้ายว่างไว้และปิดใช้งานการตอบกลับด้วยตนเองในภายหลังได้ อย่างไรก็ตาม ควรตั้งเตือนความจำไว้เพื่อไม่ให้ลืมลบออกเมื่อคุณกลับมาใช้งานออนไลน์อีกครั้ง
ในช่อง "เรื่อง" ให้เขียนสรุปสาเหตุการลาของคุณให้ชัดเจนข้อความประมาณว่า "ไม่อยู่ที่ทำงาน" หรือ "ไม่สามารถติดต่อได้ชั่วคราว" ไม่จำเป็นต้องยาวมาก แต่ควรสื่อให้เข้าใจสถานการณ์ได้ในทันที
ในส่วนเนื้อหาของข้อความ ให้เขียนข้อความที่ผู้ที่เขียนจดหมายถึงคุณจะได้รับตามหลักการแล้ว คุณควรอธิบายสั้นๆ ถึงเหตุผลที่คุณไม่อยู่ (เช่น ลาพักร้อน ลาป่วย เดินทาง) วันที่คุณจะตรวจสอบอีเมลอีกครั้ง และหากมี ให้ระบุบุคคลหรือที่อยู่ติดต่อสำรองสำหรับเรื่องเร่งด่วน รักษาท่าทีที่สุภาพ เป็นมิตร และให้เกียรติ เพราะนี่จะเป็นภาพลักษณ์ที่คุณสร้างขึ้นในขณะที่คุณไม่อยู่
ด้านล่างนี้ คุณจะมีตัวเลือกเพิ่มเติมเพื่อปรับแต่งลักษณะการตอบสนองตัวเลือกหนึ่งช่วยให้คุณส่งข้อความได้เฉพาะไปยังรายชื่อผู้ติดต่อของคุณเท่านั้น อีกตัวเลือกหนึ่งจำกัดการตอบกลับเฉพาะบุคคลในองค์กรของคุณ (หากคุณใช้ Google Workspace) เลือกใช้การตั้งค่าที่เหมาะสมกับสถานการณ์และระดับความเป็นส่วนตัวที่คุณต้องการมากที่สุด
เมื่อเตรียมทุกอย่างพร้อมแล้ว ให้เลื่อนลงไปด้านล่างสุดของหน้า และคลิกที่ “บันทึกการเปลี่ยนแปลง”ในขณะนั้น ระบบตอบกลับอัตโนมัติจะทำงาน และ Gmail จะแสดงแถบสี (โดยปกติจะเป็นสีเหลือง) ที่ด้านบนของกล่องจดหมายเข้าของคุณเพื่อแสดงว่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติกำลังทำงานอยู่ คุณสามารถปิดใช้งานได้ทุกเมื่อจากแถบเดียวกันนั้นด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว
เพื่อให้มั่นใจว่าทุกอย่างทำงานได้อย่างถูกต้อง ขอแนะนำอย่างยิ่งให้ทำการทดสอบคุณสามารถส่งอีเมลถึงตัวเองจากบัญชีอื่น (ส่วนตัว ที่ทำงาน หรือแม้แต่ของสมาชิกในครอบครัว) เพื่อตรวจสอบว่าคุณได้รับข้อความที่คุณตั้งค่าไว้อย่างถูกต้องหรือไม่ วิธีนี้จะช่วยให้คุณวางใจได้ก่อนออกเดินทาง
ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติของ Gmail ในแอปมือถือ
หากคุณใช้งานโทรศัพท์เป็นหลัก คุณสามารถเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติได้โดยตรงจากแอป Gmail เช่นกันใช้งานได้ทั้งบน Android และ iOS ตัวเลือกต่างๆ คล้ายคลึงกับเวอร์ชันบนเว็บมาก แม้ว่าการจัดเรียงจะแตกต่างกันเล็กน้อย
เปิดแอป Gmail บนสมาร์ทโฟนของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าสู่บัญชีที่ถูกต้องแล้ว (หากคุณได้ตั้งค่าไว้หลายรายการ) แตะไอคอนสามขีดหรือรูปโปรไฟล์เพื่อเปิดเมนูด้านข้าง เลื่อนลงไปด้านล่างแล้วป้อน "การตั้งค่า" หรือ "การกำหนดค่า" ขึ้นอยู่กับว่าภาษาของคุณแสดงอย่างไร
ในส่วนการตั้งค่า ให้เลือกบัญชีอีเมลที่คุณต้องการเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติถัดไป ให้มองหาตัวเลือกที่ชื่อว่า "ตอบกลับอัตโนมัติ" หรืออะไรที่คล้ายกัน การแตะที่ตัวเลือกนั้นจะเปิดหน้าจอที่คุณสามารถเปิดใช้งานสวิตช์และตั้งค่าวันที่ หัวเรื่อง และเนื้อหาข้อความได้
มันทำงานคล้ายกับเวอร์ชันในเบราว์เซอร์มากคุณเลือกช่วงวันที่ เขียนหัวเรื่อง เรียบเรียงข้อความ และตัดสินใจว่าจะส่งไปยังอีเมลทั้งหมดหรือเฉพาะรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ เมื่อคุณบันทึกการเปลี่ยนแปลงแล้ว ข้อความจะถูกใช้งานบนเซิร์ฟเวอร์ ดังนั้นมันจะยังคงใช้งานได้แม้ว่าคุณจะปิดแอปหรือปิดโทรศัพท์ก็ตาม
คุณสามารถตรวจสอบได้จากแอปพลิเคชันว่าเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติไว้หรือไม่ และปิดใช้งานเมื่อถึงเวลาที่เหมาะสมวิธีนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากการยื่นภาษีของคุณถูกเลื่อนให้เร็วขึ้นหรือช้าลง และคุณจำเป็นต้องปรับวันที่อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องใช้คอมพิวเตอร์
การตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่ทำงานใน Outlook สำหรับ iOS และ Android
หากคุณใช้ Outlook บนสมาร์ทโฟนแทน Gmail แอปนี้ยังช่วยให้คุณตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่ทำงานได้อีกด้วย ในลักษณะที่ครอบคลุมพอสมควรสำหรับบัญชีประเภทต่างๆ เช่น Microsoft 365, Exchange, สภาพแวดล้อมแบบไฮบริด หรือบัญชี Outlook.com
หากต้องการเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook สำหรับ iOS หรือ Android ให้ไปที่ “การตั้งค่า” จากแอปแตะที่บัญชีอีเมลที่ต้องการ แล้วมองหาตัวเลือก "การตอบกลับอัตโนมัติ" การเปิดใช้งานตัวเลือกนี้จะแสดงตัวเลือกเพิ่มเติมอีกหลายอย่างที่ช่วยให้คุณปรับแต่งการทำงานได้
คุณสามารถตั้งค่าให้ส่งการตอบกลับเฉพาะในช่วงเวลาที่กำหนดได้การเปิดใช้งานตัวเลือก "ตอบกลับภายในระยะเวลาที่กำหนด" และกำหนดทั้งเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุด จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อความนั้นจะไม่ถูกลืมไปตลอดกาล และคุณไม่จำเป็นต้องปิดใช้งานด้วยตนเองหากไม่ต้องการ
Outlook ยังมีฟังก์ชันให้คุณสร้างกิจกรรมในปฏิทินโดยอัตโนมัติเพื่อระบุว่าคุณไม่อยู่ด้วย ในช่วงเวลาดังกล่าว คุณสามารถเปิดใช้งานตัวเลือก เช่น “บล็อกปฏิทินของฉัน” และกำหนดชื่อให้กับกิจกรรม (ตัวอย่างเช่น “วันหยุดพักผ่อน” หรือ “ไม่อยู่ที่ทำงาน”) ซึ่งจะช่วยให้เพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ เห็นได้ทันทีว่าคุณไม่ว่างในปฏิทินของคุณ
อีกหนึ่งคุณสมบัติที่น่าสนใจคือ ความสามารถในการจัดการประชุมขณะที่คุณไม่อยู่จากส่วนการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ คุณสามารถเลือกที่จะลบหรือยกเลิกการนัดหมายบางรายการจากปฏิทินของคุณในช่วงเวลานั้น โดยเลือกรายการที่คุณต้องการปฏิเสธหรือยกเลิก เพื่อไม่ให้รายการเหล่านั้นยังคงปรากฏอยู่ราวกับว่าคุณจะเข้าร่วม
นอกจากนี้ Outlook ยังให้คุณเลือกได้ว่าจะตอบกลับอัตโนมัติไปยังทุกคนหรือเฉพาะบุคคลในองค์กรของคุณเท่านั้นนอกจากนี้ คุณยังสามารถเตรียมข้อความที่แตกต่างกันสำหรับผู้ติดต่อภายใน (เพื่อนร่วมงานในบริษัท) และผู้ติดต่อภายนอก (ลูกค้า ซัพพลายเออร์ ฯลฯ) โดยปรับน้ำเสียงและระดับรายละเอียดให้เหมาะสมได้
เมื่อตั้งค่าทุกอย่างเสร็จแล้ว อย่าลืมแตะ "เสร็จสิ้น" หรือไอคอนบันทึกที่มุมบนขวามือหลังจากนั้น ระบบจะบันทึกการตอบกลับอัตโนมัติลงบนเซิร์ฟเวอร์และเริ่มทำงาน หากคุณไม่ยืนยัน การเปลี่ยนแปลงจะไม่ถูกนำไปใช้ ซึ่งเป็นสิ่งที่มักถูกมองข้ามไป
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการเขียนข้อความอัตโนมัติของคุณ
แม้ว่าแง่มุมทางเทคนิคจะมีความสำคัญ แต่ผลกระทบที่แท้จริงของการตอบกลับอัตโนมัติมาจากการส่งข้อความมากกว่าข้อความที่เขียนไม่ดีอาจฟังดูห้วนๆ ไม่ครบถ้วน หรือไม่เป็นมืออาชีพ ในขณะที่ข้อความที่เขียนอย่างดีจะสื่อถึงความมั่นใจและทำให้คนอีกฝ่ายรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น
สิ่งแรกที่ต้องทำคือแจ้งให้ชัดเจนตั้งแต่แรกว่าคุณไม่ว่าง และว่างถึงเมื่อไหร่ระบุวันที่อย่างเจาะจง หรือหากไม่มีวันที่แน่นอน ให้ระบุช่วงเวลาโดยประมาณ ("ภายในสัปดาห์นี้", "จนกว่าจะมีประกาศเพิ่มเติม" เป็นต้น) เพื่อลดความไม่แน่นอนสำหรับผู้รับจดหมาย
องค์ประกอบสำคัญประการที่สองคือ การเสนอทางเลือกอื่นทุกครั้งที่เป็นไปได้เพื่อนร่วมงาน แผนกทั่วไป หรือหมายเลขฉุกเฉิน ตัวอย่างเช่น: “หากคำถามของคุณรอไม่ได้ คุณสามารถติดต่อ [ชื่อจริง นามสกุล] ได้ที่ที่อยู่ X หรือหมายเลขโทรศัพท์ Y” วิธีนี้จะช่วยไม่ให้คนคนนั้นติดอยู่กับปัญหา
พยายามรักษาน้ำเสียงที่เป็นมิตรและเป็นมืออาชีพ แม้ว่าคุณอาจจะเพิ่มสำนวนภาษาพูดบ้างเพื่อให้ฟังดูเข้าถึงง่ายยิ่งขึ้นการกล่าวข้อความอย่าง "ขอบคุณสำหรับข้อความของคุณ" หรือ "ฉันจะตอบกลับทันทีที่ฉันกลับมาและสามารถอ่านอีเมลได้อย่างใจเย็น" นั้นสุภาพกว่าการกล่าวเพียงว่า "ฉันไม่อยู่จนถึงวันเท่านั้นเท่านี้" มาก
หากคุณกำลังจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน โปรดหลีกเลี่ยงการใส่ข้อมูลใดๆ ในข้อความที่คุณจะไม่เปิดเผยต่อสาธารณะเนื่องจากในบางกรณี การตอบกลับอัตโนมัติอาจส่งไปถึงบุคคลที่คุณไม่รู้จัก จึงควรเน้นที่เวลา วันที่ และผู้ติดต่อทั่วไป มากกว่ารายละเอียดภายในบริษัท
สุดท้ายนี้ อย่าลืมตรวจสอบการสะกดและรูปแบบก่อนบันทึกการเปลี่ยนแปลงเสมออย่าลืมว่าข้อความนี้จะถูกเห็นโดยลูกค้า เจ้านาย เพื่อนร่วมงาน และซัพพลายเออร์ การตรวจทานเพียงไม่กี่นาทีสามารถสร้างความแตกต่างระหว่างการสร้างความประทับใจที่ดีและการดูไม่ใส่ใจได้ แม้ว่าคุณจะไม่ได้อยู่ตรงนั้นก็ตาม
เมื่อคุณกลับมาจากการเดินทาง โปรดใช้เวลาสักครู่ในการตรวจสอบอีเมลทั้งหมดที่ส่งมา และตอบกลับข้อความที่เหลือทั้งหมด โดยอย่าลืมปิดการตอบกลับอัตโนมัติหากคุณยังไม่ได้กำหนดวันปิดรับข้อความ การทำเช่นนี้จะช่วยปิดวงจรและป้องกันไม่ให้ระบบส่งการแจ้งเตือนต่อไปเมื่อคุณกลับมาใช้งานได้อย่างเต็มที่แล้ว
ด้วยเหตุผลทั้งหมดนี้ การเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติในเครื่องบนสมาร์ทโฟนของคุณจึงไม่ใช่เรื่องง่ายอีกต่อไป และมันจะกลายเป็นอีกส่วนหนึ่งของการสื่อสารทางอาชีพของคุณ: คุณตั้งค่าต่างๆ ใน Gmail หรือ Outlook คุณดูแลข้อความที่คุณส่ง คุณกำหนดขีดจำกัดเวลาที่คุณพร้อมใช้งาน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่พยายามติดต่อคุณรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นและจะขอความช่วยเหลือได้อย่างไรในขณะที่คุณออฟไลน์
